政府主导型展览会的策划与运作
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政府主导型展览会的策划与运作
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核心提示：在“十二五”规划纲要中确定会展业要大发展。会展业是现代服务业的重要组成部分，影响面广，关联度高，发展潜力大，其发展程度体现一个国家或地区的文化、经济和社会的综合发展水平。发展会展业，能够聚集人流、物流、资金流、技术流，直接拉动或间接带动相关产业和配套业发展，引导产业升级和转移，促进就业，拉动消费，优化资源配置，促进创新发展。当前，会展业已成为行业间、地区间与国家间交流与合作的桥梁纽带，宣传推介各行业和各城市的窗口平台，反应一个国家，一个地区文化、经济和社会发展状况的晴雨表和风向标。山东贸促会是会展业的主管单位，山东贸促会副会长祖庆林同志在长期实践中，对会展业的发展积累了丰富经验，现将他对政府主导型展览会的策划与运作的成功经验与大家分享。
政府主导型展览会的策划与运作
祖庆林
“十二五”是全面建设小康社会的关键时期，会展业在推动产业调整，加快转变经济发展方式中的重要作用将日益凸显。因此，必须从科学发展观的战略高度，认识会展业的重要性，加快发展会展业，政府要把其作为一项长期任务抓紧抓好。在这里，结合自身经历过和了解的一些展会，就一些实务性的东西谈谈自己的体会，与大家共同分享。主题是关于县（市、区）政府主导性展览会的策划与运作。主要讲四个问题：
一是我们策划、协调和参与运作的几个展会的简要情况和一些体会
二是在县（市、区）举办展览会的一些分析和思考
三是选择在县（市、区）策划运作展览会的一些思路和做法
四是在县（市、区）举办展览会的组织与实施
一、我们策划举办几个展览会的简要情况和一些体会
近年来，山东省贸促会依据省委、省政府经济战略布局和黄三角高效生态经济区与半岛蓝色经济区战略，从2008年至2011年4年时间里，先后在东营筹划、协调、深度参与举办了三个专业化、国际化的展览会，其中，国家级、国际化的展会就有两个。2011年11月又在寿光举办了国际水利建设与农机装备展，在国内外引起强烈反响。
（一）东营石油装备展。首届东营石油装备展是在2006年12月底调研后，筹划并协调中国贸促会、山东省政府主办的。
从2008年10月至2011年10月，东营石油装备展已经连续举办了四届，展览面积由首届的1.3万平方米扩大到2011年的3万多平方米。四届东营石油装备展总展览面积达到10万多平方米；共签订投资项目138个，合同协议额达95.41亿美元；对外贸易合同协议408个，贸易金额达325.09亿美元；国内贸易额达31.3亿人民币。
专业化、国际化和规模化的展览水平，使东营石油装备展迅速成为国内和国际上颇具影响力的对外交流合作大平台。吸引了美国休斯敦市市长、德克萨斯州议员、美国商务部休斯顿商务部主任、科威特王室成员、秘鲁国家石油部部长、前秘鲁驻中国大使、加蓬石油部部长、沙特阿拉伯议员、苏格兰国际发展局局长等政要出席展会；沙特阿美公司、壳牌石油公司、美国卡麦龙公司、埃及森美孚石油公司、道达尔石油公司、巴西国家石油公司、秘鲁国家石油公司、沙特石油天然气公司等知名公司的总裁或首席执行官参展参会；香港中华工商业协会、全美技术援助中心联合会、纽约州中小企业总署、海湾合作委员会、伊朗石油工业协会、伊朗工商业协会、俄罗斯工商业协会、俄中经济与投资中心、沙中理事会等高层也纷纷组团前来展会采购。
（二）广饶橡胶轮胎展。2009年又筹划了“中国（广饶）国际橡胶轮胎暨汽车配件展览会”， 2010年5月协调中国贸促会、山东省政府作为主办单位，在东营市广饶县举办了首届，专业化与国际化的展览定位，高档次、高标准的服务水平，让广饶国际橡胶轮胎展一亮相，便形成强大的吸引力和影响力。
2011年5月又成功举办了第二届。两届展览会共吸引了50多个国家和地区的2011人次外宾参会，境外参展企业达87家，分别来自德国、意大利、日本等23个国家和地区；全球轮胎75强企业中有25家、世界橡胶机械前10强企业中有6家参展，韩国的LG、德国大陆集团、德国朗盛、莱茵化学、日本三菱等世界500强企业到场参会。两届展会共签订投资项目金额109.15亿人民币，引进资金19.86亿人民币，签订贸易合同协议额312.1亿人民币，广饶县借此迅猛发展成为“全球轮胎集散地”。
（三）垦利农产品展。2011年上半年，我们帮助东营市垦利县筹划了“首届黄河三角洲（中国·垦利）国际农产品食品及深加工技术设备展览会”，该展会于当年10月在垦利县成功举办。
展会以“高效、生态、品牌”为主题，展览面积达1.2万平方米，来自中粮集团、德国拜耳、美国杜邦等5家世界500强企业，以及美国、法国等10多个国家的28家品牌企业共198家参展企业和477家采购商代表共3000人参展参会。展会期间签约项目68个，签约金额158亿人民币。其中，投资项目18个，签约金额135亿元人民币，签订贸易合同50个，签约涉农金额23亿人民币；展会期间80 %的产品销售一空，现场商品零售额累计近300万元人民币，在叫响黄河三角洲高效生态农业品牌，推动农业产业化发展中起到了很好促进作用，产生了良好的经济效益和社会效益。
现在看来，从举办首届东营石油装备展开始至今，围绕东营市优势产业举办的三个展会已经显示出它的潜力和旺盛的生命力。东营石油装备展和广饶橡胶轮胎展也跻身国内一流，国际知名的名展行列，带动了东营市石油石化装备产业、橡胶轮胎产业、农产品食品业与服务业和会展业的快速发展。随后东营陆续举办了汽车展、农机展、家俱展、书画展、建材展、服装展和电器家居展等系列展会，成为了展览业界关注的现象与话题，被人们称为“东营现象”。
（四）拉动作用。东营石油装备展和广饶橡胶轮胎展的成效或者说是拉动、推动、促进作用主要体现在以下几个方面：
石油装备展
（1）出口快速增长。从2008年前东营石油装备出口额2亿美元左右到2011年完成出口额6.3亿美元，增长了3倍多。
（2）国际合作层次不断提高。东营市与美国休斯敦市建立了战略合作关系，东营与世界各产油国政府部门、商协会组织、大石油集团建立了密切的合作关系。
（3）促进了东营国际化水平的提升。石油装备展的举办，扩大了东营高层的国际视野，加快了东营石油装备国际化的步伐，促成了“中国石油装备产业基地国际交流中心”在东营的奠基，该中心占地60公顷，建筑面积60万平方米，投资30亿元。建立石油装备国际贸易中心和全球采购中心、科研中心、培训中心、质检中心等五大中心，打造集展览展示、产品交易、技术研发、人才培训、检测检验于一体的服务平台。
2、橡胶轮胎展
（1）首届展会结束后的第二年，带动当地14家企业，新投资和扩产投资达153亿元；兴达钢帘线投资2.2亿美元的项目已开工建设。
（2）橡胶轮胎的产能和出口快速增长。该县轮胎产能从2009年5500万条提高到2011年的1.5亿条，增长了2.7倍。出口额从2009年的8.38亿元提高到2011年的26亿元，增长了3倍多。
（3）吸引了国内外政府部门和大公司前来交流合作，泰国农业部长和省长亲自带团来考察洽谈合作，一些知名大公司也纷至沓来，洽谈合作，扩大了广饶在国内外的知名度和影响力。
（五）几个展会成功举办的体会或者说是启示
“东营现象”的产生有它一定的环境因素和鲜明的时代特性，其本身并无太多可复制性。从形象思维的角度出发，把“东营现象”的历史和未来谱成一曲雄壮激烈的交响乐，每一个细节和音符都体现出鲜明的中国特色。所以，作为打造国际品牌会展和会展名城，“东营现象”是一个成功范例，通过展会的举办，形成“政府有为、贸促有位、展览公司有利、当地经济发展、社会效益显现”的局面，对其进行积极探索和深层思考，发掘其成长中的经验，可资借鉴和学习的东西是很有典型意义的。
启示之一：借助“黄”“蓝”两大国家战略东风，找准办展方向。我们坚持围绕国家宏观经济发展大战略和山东省区域经济发展战略部署，以国家产业经济发展和山东省经济产业结构调整为导向。正所谓：顺势者昌，逆势者亡。在东营市举办的几个国际性展览会成功的背后，无一不是体现省贸促会对经济社会发展形势的深刻理解和把握，紧贴政府的中心工作，借助区域经济发展战略和“黄”“蓝”两大国家战略的东风，从而找准了办展的正确方向，拉动了第三产业的发展。
启示之二：深度挖掘地方产业优势，做好产业优势的文章。发展优势产业，用好产业优势，对于会展业来说，是至关重要的前提。特别是举办专业性国际化展览会，当地产业规模、集聚度和发展水平往往是举办展会的着力点，是吸引参展商和采购商能否前来参展参会的重要因素，从而决定了展会的成败。事实上，正是山东省贸促会深度研究了东营的产业优势和发展趋势，通过举办展会，促进东营的产业优势转化成为竞争优势。
启示之三：充分发挥政府的主导作用，是成功展会的首要条件。举办展会，政府主要领导的高度重视和资金支持是最重要的两大因素。特别是区位不具优势的地方在展会的培育期，如果离开了政府的主导和支持，尤其是办展资金上的保障，发展会展业是难以成功的。在这方面，东营市政府和区、县政府是非常明智和有魄力的，在展会培育期舍得投入，每届展会都投入千万元。正是由于东营市各级政府主要领导的高度重视，敢于并善于投入，大力宣传展会，扩大影响，提升地方知名度。此外，举全县之力，投入大量的人力、物力，培养了一支勇于拼搏、埋头苦干，无私奉献的工作团队，各级部门解放思想，大胆尝试，相互支持，全力配合，才迈出了成功的步伐，促进了当地经济的发展。
启示之四：充分发挥贸促系统、专业国际商会的策划、协调、推动和参与、组织作用，是办好展会的重要力量。贸促会始于办展、善于办展、成于办展，是全国最早、最专业、最重要的一支举办展览会的力量，贸促会承担着政府赋予的统筹协调展览工作职能。国家贸促会联合省政府冠名主办展会；省贸促会有效地整合和利用了省内同行业的资源和力量，为展会的举办投入了大量的人力和物力，安排专门领导主管，专门部门抓落实，所有工作人员都是“五加二”、“白加黑”的工作状态，盯靠在工作一线，全力开展展会的调研、策划、组织、协调等工作，体现出高度的事业心、责任感和强烈的大局意识、服务意识、奉献意识；市、县贸促会，专业商会承担具体展览、组织工作。充分利用贸促会的对外渠道和国际资源，以及与政府、各级组织的沟通、协调能力，有效地推动了展会的顺利进行。东营市东营区、广饶县和垦利县三个展会成功举办的一个重要因素就是得到了国家贸促会、省贸促会的全力支持和参与。东营石油装备展和广饶橡胶轮胎展都是国家贸促会联合省政府冠名主办成为国家级展会，这在其他地方都是不多见的。垦利举办的黄三角农展会也由山东省贸促会和东营市政府主办，真正体现了贸促会有为、有位的重要地位。
启示之五：依托专业商会，建立强有力的工作团队，是办好展会的基本力量。省贸促会从支持行业发展大局出发，近年来，在东营和广饶县分别成立了中国国际商会山东石油装备商会、中国国际商会山东橡胶轮胎商会，这两个专业国际商会是东营市东营区、广饶县展会越办越好的重要支撑。通过两个国际性专业商会积极、主动有效地工作，与国外相关专业商协会建立了密切的合作关系，发挥了桥梁和纽带作用，也锻炼了队伍，培养了人才，为加强国际交流合作，开拓国际市场，做出了重要的贡献。
启示之六：与聘请知名专业展览公司进行密切合作，是保证展会质量和水平的有效手段。地方展会需要政府的强力支持，但从发展方向看应依靠市场的力量，走市场化的路子，就必须选准用好专业的、有实力、有经验、有信誉的展览公司，展览公司负责展会招商招展、展位设计搭建与管理的全程运作。广饶县、东营区分别选择了与中融商汇（北京）国际展览有限公司和北京中展环球展览公司合作，并作为展会具体执行单位。正是因为有了专业展览公司的专业化运作，有效地保障了各展会的成功举办，也使专业展览公司在服务政府，服务地方经济，服务参展商的同时，取得了一定的经济效益。
二、对县（市、区）举办展览会的一些分析和思考
县（市、区）位置和省会城市、大城市，特别是和北京、上海、广州比，大中城市优势很多，县（市、区）城市是无法比拟的，但也不是说一点优势也没有，也具有自身的特点和一些优势，可从中分析，取利去弊，扬长避短，找出办展的有利条件，增强信心，办好展会。
与大中城市比较
大中城市如北京、上海、济南。北京是全国的政治、经济、文化、金融、科研、人才中心；上海是世界著名的经济、贸易、物流、航运、金融中心；济南是省会城市，是全省政治、经济、金融、文化，人才中心。
从硬件讲，大中城市交通设施完备，四通八达，十分便利；高中档宾馆饭店林立，硬件设施与软件服务配套；展会场馆现代化，功能齐全。从软件讲，大中城市人才聚集，特别是国际化会展人才众多，展览公司规模大，数量多，人才素质高，经验多；城市人口流量性大，人气旺；旅游景点多，对参展商和采购商吸引力大。
以上这些条件是办展的重要因素，正是县（市、区）所缺乏的，与之相比也是县（市、区）最大的劣势。
政府办展与专业展览公司办展的比较
一是从办展的人才和经验看。专业展览公司是办展的专家，有人才，有经验，办展是强项。县（市、区）政府对展览特别是国际性展览会接触少，常识、程序、规律性的东西了解不多，没有经验；因为没有办过国际性大展，也没有这方面的人才和经验，也是地方政府办展的劣势。
二是从办展的目的看。专业展览公司办展的目的是为了赚钱，追求利润。对大的投入有两种情况，一是有没有实力，能不能投资起；二是投得起，能不能挣到钱，最起码是有盈利或基本保本，原则不会做赔本的买卖。而政府办展的目的则不同。主要目的是通过办展，搭建合作交流平台，拉动当地经济、产业和服务业等方面的发展，扩大在国内外的影响力和知名度，促进扩大对外开放，拓宽对外合作渠道，提高对外合作水平，拉动当地经济、文化、旅游和社会事业的全面发展。
而对于资金投入，财政状况比较好的县（市、区）都有一定的资金投入能力，也乐意投入，因为这些投入将会给当地带来更大的效益。东营石油石化装备展和广饶橡胶轮胎展的实践已证明。
县（市、区）虽然在区位、展馆、人才和经验方面存在着一些不利因素，但通过努力是可以克服的。政府的最大资源是可以举全县之力，并可以借力外部有效的资源为其所用。东营办展后的第二年就建了新的展馆；广饶橡胶轮胎展，也是因为展馆受限，第二年县里就投资7000万元，建起了2万多平方米的新展馆，满足了办展需求。
我们从县（市、区）政府和专业展览公司的不同办展目的和各自优势分析，得出的结论是政府的重视和支持是最大的资源，要办好展会，双方应“取长补短，优势互补，互利互惠，合作共赢”。
（三）应瞄准当地产业优势，选准办展方向，切实搞好服务，是县（市、区）办好展览会的最佳选择。
我了解在国内县（市、区）办展比较成功的大概有三类情况。
一类是依据产业优势办展
如我省东营市的东营区、广饶县，河北的安平县。
2006年东营市石油装备、配件、助剂和相关服务企业达到232家（目前有300多家），石油钻机、抽油机、油田专网管、抽油杆、潜油电组泵等分别达到150台、8000台、100万吨、5000套、1200万米，占全国的比重分别达到25%、60%、62%、17%和50%左右。工业总产值1095.3亿元，利税64.2亿元，分别占全国的35%、40%，已成为全国重要的石油装备产业基地，产业、产品、产能和技术都有优势。
广饶县橡胶轮胎产业优势十分突出，2009年全县有橡胶轮胎生产和配套企业62家，总资产193亿元。形成了以轮胎为主，轮胎模具、轮胎胶囊、硫化机、炭黑、钢丝帘线、帘子布、橡胶助剂、胎圈钢丝及刹车配件、车轮等较为完善的产业链。年产橡胶轮胎8500万套、轮胎模具4000套、轮胎胶囊90万条、硫化机50台、炭黑8万吨、钢丝帘线10万吨、帘子布6000吨、橡胶助剂3000吨、胎圈钢丝3万吨，刹车配件5000万套、车轮1500万套。截止2008年底，全县橡胶轮胎总产能分别占全国和全省的20%和40%，是中国橡胶轮胎生产基地和出口基地。
河北安平县，依托钢丝网产业优势办展。该县生产钢丝网有500年历史，现有各类网企业1.7万家，从业人员15万人，产品8大系列，400多个品种，6000多规格，年织网5亿平方米，销量和出口量占全国的80%，是“中国丝网之乡”、“中国最大的丝网生产出口基地”，正是因为产业优势，该县从2001年开始，到去年已连续举办了11届国际丝网博览会，而且越办越好。
第二类是依托产业和市场优势办展。
如浙江省的义乌市和永康市。
义乌市，1978年是一无所有，无地位、无资源、无基础，称之为“三无”。1982年开始建立市场，市委、市政府冲破左的思想束缚，确定了“四个允许”、“五项措施”的政策，即“允许农民经商、长途贩运、开放市场、参与竞争”；“政策上支持、资金上照顾、技术上指导、税收上优惠、法律上保护”。 市场的发展经历了从“鸡毛换糖”货郎开始，经过马路市场、棚子市场、室内市场、中国小商品城和国际商贸城五个发展阶段。市场也从无中生有，到小商品的海洋，购物者的殿堂，“从买全国货、卖全国货”到“买全球货、卖全球货”。市场营业面积达400万平方米，商位6.2万个，经营43个行业，1900个大类，40余万个商品，成为全球最大的小商品批发市场。
正是市场的优势，造就了义乌会展经济的发展。以2009年为例，义乌共举办了128个会展活动，其中展览66个，会议、论坛、节庆等活动62个。其中，经贸类展览37个，逐步形成了政府主导型的四个大型展会。2010年的第十五届义博会，国际标准展位5000个，成交额115.43亿元；文博会成交额18.49亿元，专业观众6.8万人次；2009年的森博会上升为国家级，1800个展位，成交额16.72亿元，2009年的旅博会，展位达到2000个，成交额23.61亿元。
浙江省永康市，90年代形成了一定数量的五金机械加工企业和五金市场，从1996年首次举办五金博览会，到2005年底全市五金加工企业达到6500多家（2007年企业达到1万多家，从业人员20万），品种7000个，从业人员17万，产值达100亿元。电动工具产量占全国的3／4，出口量占2／3；液化气液烧嘴产量占全国的2／3；台秤、磅秤等及配件国内市场占有率达到60%，五金市场繁荣。
正是这种产业和市场的结合优势，从1996年开始至2011年永康共连续办了16届五金博览会，交易额也从最初的5.69亿元，猛增到第十六届的98.96亿元，增长了17倍。规模也从最初的小规模、中规模到去年的23个国家和地区，国内20多个省市的1574家企业参展，国际标准展位3102个，面积7.6万平方米，30万观众的大规模、高档次、高效益的国内外知名品牌展会。也体现出该展会的“四大特点”和“五大优势”。即展会“规模大、档次高、外向度更高、服务更优”和“五金城品牌优势、五金文化优势、产业基础优势、博览会效应优势和经营市场优势”。该市的五金产业已占到全市工业产值的90%以上，占财政收入的80%以上。
第三类是紧跟国家经济发展战略大趋势，结合县（市、区）实际，积极寻找、挖掘专业题材办展。
2010年12月中央水利工作会议召开，中央做出了《关于加快水利改革发展的决定》。作为2011年1号文件下发，定位水是生命之源、生产之要、生态之基。强调现代化水利建设的公益性、基础性、 战略性。加快水利改革发展，不仅事关农业农村发展，而且事关经济社会发展全局；不仅关系到防洪安全、供水安全、粮食安全，而且关系到经济安全、生态安全、国家安全。把水利建设摆上党和国家事业发展更加突出的位置，着力加强农田水利建设，推动水利实现跨越式发展。要求今后10年全国水利投资达到4万亿，“十二五”期间全国水利投资1.8万亿元。我们认为，国家和各省市高度重视水利改革发展的程度是前所未有的，即是紧迫的水利建设任务，更是重大的政治任务，办展时机非常成熟，而且发展潜力非常大。
为此，去年上半年我们策划了中国国际水利建设暨农机装备展览会。协调省政府主办，水利部、农业部和中国贸促会支持，主动与县（市、区）沟通协调，因为题材好、时机好、潜力大、领导高度重视，引起了各地的极大兴趣，最终于11月初落在了寿光举办。首届就达到了4万平方米，效果很好。
三、选择在县（市、区）策划展览会的一些思路和做法
山东是沿海经济大省，工农业基础较好，很多产业都具备一定的优势，如传统的装备制造业、纺织业、食品业等，新兴产业如太阳能、生物科技、海洋科技等在全国所占份额都比较大。山东是最大的工业省，工业连续多年居全国第一位；2010年全省海产品产量达到1783.8万吨，连续14年居全国第一，山东医药行业主要经济指标连续多年居全国第一；山东太阳能热水器产量占全国的34.7%，居全国第一位；山东机动车保有量超2千万辆，位居全国第一；山东蔬菜产量超过一亿吨，产量、产值均居全国第一；纱、布产量居全国同行业第一位；工艺美术产值、出口值居全国同行业第二位；家电行业山东是生产大省和品牌大省，位居全国第三位；家具制造行业和塑料制品产业均居全国第三位。山东各个行业都很有优势。改革开放30多年来，县城经济快速发展，形成了一些特色产业，如寿光的蔬菜种植业、青州的花卉产业、东营的石油石化装备制造业、广饶的橡胶轮胎业、滕州的中小机床产业、招远的黄金产业、曲阜的文化旅游业等各具特色，其中有些县市早已开始举办展览会，如寿光的菜博会已连续举办了12届，青州的花博会、邹城的矿山装备展览会、东营石油装备展、广饶橡胶轮胎展等都很成功，效果很好，为群众致富、企业发展和繁荣当地经济发挥了重要的作用，政府也尝到了甜头。那么如何在县（市、区）策划运作一个好的展会呢？
我认为，需要把握四个方面
一是搞好调研、选准行业。以前有些地方办综合性展览会，如各地的金秋经贸洽谈会，办了几届，最后都办不下去。原因很多，主要是主办方没有认真调研，不了解市场需求，针对性不强，定位不准，不专业，没有特色，缺少吸引力；政府色彩浓，一厢情愿，没有遵循办展规律。结果是花了不少钱，出了不少力，效果却不好。因此，若在县（市、区）办展，要特别重视搞好产业和市场的调查研究，认真分析，选好行业，尤其是产业优势，而且产业要有发展前景和发展潜力。这样才能吸引参展商和采购商，才能有效果，有持续性。例如，上面讲到的永康五金展、安平丝网展、广饶轮胎展等，都是具有突出产业优势的专业展。
二是遵循规律，面向市场。主办方为什么要办展，无论是政府或专业展览公司都有各自的出发点和目的。他们共同的目的是通过展览会这个平台，实现自身的价值，创造社会效益和经济效益。目的不同的是政府侧重的是当地多个行业总体经济的拉动作用，而专业展览公司侧重于利润；从面对的市场和对象看，是同一个市场，面对着同样的参展商和采购商共同参与的展览市场，因此，需要共同努力，培育市场，满足需求。政府主办方和展览公司承办方要“达成共识、优势互补、精诚合作、互利互惠、相互配合、共同发展”。遵循办展规律，最主要的是要了解行业特点，熟悉展览市场，展览规律，掌握参展商和采购商的最新需求以及参展参会的思维方式和行为规律， 以满足市场需求为出发点，确定自己的工作思路和工作措施。
三是精准定位，搞好策划。在搞好产业和市场调研，客观分析的基础上，确定办一个什么样的展，怎么办展，采取什么措施保证展会的规模、层次、质量和效果。在策划书中对展会名称定位要准确，时间选择要避开国际上、国内、省内同类题材的展会，特别是要注意千万不能和一些知名的同类展会冲突，否则效果不好。要确定好主办方、承办方和组织实施方。在对外招展招商方面，参展商的数量和质量十分重要，专业观众是实际的采购商，他们的数量和质量是至关重要的。如果是国际性展览会，境外展商应占20%，采购商也应有一定的数量。展览会的四大功能是“展示、成交、信息、发布”。没有一定的数量和质量的参展商和采购商参加的展览会就是一个失败的展览会。一个好的策划是一个成功展览会的基础和前提，一定要制定有一个好的展会策划方案。
四是沟通协调，确定原则。沟通协调主要是办展会的县（市、区）政府和具体执行的展览公司之间，双方协调主要是负责人之间的协调沟通。协调沟通有两种情况，一是先提出办展想法，调研出方案后的沟通，主要是确定原则；二是先调研出方案后与县（市、区）政府的协调沟通。有策划书后的协调沟通，主要是对策划方案的确认，达成共识。展览公司与政府的沟通最主要是解决“办什么事、达到什么标准、需要多少钱”双方确定下来。除此之外就是与上级主办单位、支持单位、相关承办单位、新闻媒体的协调；政府参与部门的协调，展览公司内部协调以及与参展商、采购商和场馆的协调。所有协调沟通先确定基本原则，随后逐项细化，最后确定方案，便于执行和落实。
四、在县（市、区）举办展览会的组织与实施
由于县（市、区）在办展条件方面有很多不如大中城市的制约因素。因此，要采取措施，多想办法尽量做些弥补，为成功办展创造条件，重点做好展前、展中和展后的各项工作。
展前，重点做好三项工作
第一，高度重视展会宣传，切实做好宣传推介工作。利用新闻发布会，电视广播、报刊杂志、网络媒体、城市中心、机场、车站、高速公路等各种渠道和手段进行宣传造势，扩大影响。
第二，加强招展招商工作，确保参展参会企业和人员的数量和质量。一是招展招商的对象，主要是在全行业内的生产和经营单位，重点是有影响力、知名度高的大企业、大客户，以增强对其他企业的吸引力。二是招展招商的范围，主要是省内、国内和国际上、重点在外省，如是国际展，则在国外招展招商上下功夫。厦门投洽会是国家商务部主办，福建省政府和厦门市政府承办的。2010年前已连续成功举办了13届，第13届有125个国家和地区客商参会，有93个副部（省）级领导出席大会或相关活动，层次很高，影响很大，但是对宣传推介和招展招商工作仍然高度重视。据了解，为办好第14届厦投会，商务部和福建省政府、厦门市政府从2010年1月至7月的7个月内，在北京、上海、广州、温州、成都、重庆、香港、澳门和台湾地区9个地方举办了多场宣传推介活动；高层领导带队赴美国在4个州举办了多场推介活动。还利用中外投资年会、欧盟商务参赞列会和联合国贸发会议投资委员会等进行专场推介。三是招展招商的渠道，主要是派员参加国内外知名展会，通过参加同类展会招展招商，东营和广饶都是这么做的。义乌是在“广交会”期间派车接送，永康是派员邀请常年在义乌采购的国外客商；四是招展招商的重点是到已经形成一定产业优势的区域拜访生产商和供应商，如一些产业基地等；五是招展招商的措施和分工，要制定优惠办法，由政府部门、展览公司、商协会机构或委托代理商按划定的区域和范围进行招展招商工作等。
第三，展区设计与搭建。设计搭建要有整体观念，合理规划，体现档次。原则上要与展会性质、特点相协调，不管是参展企业的自行设计搭建，还是委托他人设计搭建，可以体现自己企业的特点和风格，但不能各行其是，五花八门，影响效果。组委会要统一审核把关。搭建最关键的是施工安全和展览期间运行的安全，一定要确保安全，万无一失。
展中，注意做好三件事
一是展馆管理，确保安全有序。
二是要做好参展产品知识产权保护工作，防止出现有侵权行为。
三是切实为参展商和采购商搞好服务。
服务是全方位的，包括交通、宾馆、展馆、接待、翻译、邮政、电信、银行等方方面面。因县（市、区）条件所限，所以要特别重视搞好服务。东营和广饶的做法是每届展览会都安排50-60辆大巴车到北京、济南、青岛机场接客人；因参展商和采购商分布在本县和周边县住宿，专门安排了大巴车往返于酒店和展馆之间，接送参会人员；每个参会团组和单位都安排了专门部门和专人负责接待，并配备了翻译；各酒店根据客人的饮食习惯调整了食谱，卫生检疫部门加强检查监督，确保饮食安全。在展馆设立了西餐厅，免费供应午餐；配备了电脑、设立了免费上网区和媒体工作区；设立了VIP展商洽谈区；安排了票务服务、临时邮政和银行服务点，为展商提供了热情、周到、细致的服务，受到客商的好评，也保证了展会的顺利进行。
展后，主要是搞好总结提高。
展会结束时，要广泛听取参展商和采购商的意见和建议，进行认真总结，特别是对存在的问题，要认真分析、找出原因，切实采取措施加以改进。同时，还要与参展商和采购商保持密切联系，及时沟通，为下届展会的成功举办打好基础，做好准备。
以上讲的主要是个人的一些经历、看法和想法，供大家参考和借鉴，今后大家在实际策划操作某个展会时，可能会出现新的情况和特点，希望大家本着实事求是的精神，从实际出发，以新的思维方式，不断创新，有所作为，为山东会展经济的发展贡献力量。
